こんにちは、営業事務の高木です(^o^)
毎年年越しはガキの使いを見ていますが、今年は『笑ってはいけない』シリーズが休止し、『笑って年越ししたい』が放映されるというネットニュースを見て、地味にショックを受けています。。。
今年は何を見よう…皆さんは毎年何を見ていますか？笑
さて今回もテーマは「領収書(最終回)」です！
最終回は領収書を受け取る側の注意事項をご紹介したいと思います。
領収書を受け取る側の注意点
領収書を紛失してしまった場合のリスク
領収書を紛失すると、経費として申請することができない会社がほとんどだと思います。
もし代わりになる書類があれば話は別ですが、会社の業務規程などで領収書以外の書類は受け付けてもらえないことも多いでしょう。
また既に確定申告が終了している年度に関しても、最長10年間の保管義務が生じます。
税務調査などで提出を求められたが紛失してしまい、それに応じることができなければ、当該年度の経費申告を認めてもらえないこともあります。
確定申告時の経費申告や、会社へ経費精算するための領収書ですが、受領したらすぐに手続きを行い、決められた保管場所にまとめておくことで紛失によるリスクを軽減させることができます。
領収書の発行を拒否された時の対処方法
民法第486条の受取証書の交付請求の条文では
弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる。
上記のように規定されていることから、領収書の発行を請求する権利があると解釈できます。
弁済とは簡単に言うと金銭の支払いを行なうことです。
実際に金銭の授受と引き換えに物品を購入した又はサービスの提供を受けたという事実があれば、領収書は発行できるものと考えられます。
しかし、弁済をしたという事実がない状態で領収書を発行することは、売上の架空計上になってしまうため、領収書の発行を拒否される可能性が大いにあります。
またクレジットカード支払いや銀行振込などの信用取引の場合は、実際に金銭の授受をその場で行なっていないため、発行する側から領収書の発行を拒否されることも考えられます。
クレジットカード支払いの場合は利用明細書、銀行振込の場合は振込明細書が領収書という名称ではないものの領収書として使用することは可能です。
なぜ「上様」だと書いてくれない場合があるのか
前職で領収書の対応方法を指導された時に、「上様」と聞いた際に何それっと思ったことを覚えてます。笑
まず「上様」はあくまでも会社名の変わりです。
私も宛名を書く際に指定され、何度か記入したことがあります。
(急いでいたり、面倒で指定される方もおられました。笑)
可能な限り会社名など明確な宛名が良いですが、「上様」でも問題ないとされていました。
しかし、領収書の宛名が「上様」である場合、当事者以外の第三者が確認したときに金銭授受の具体的な事実関係を明確ではありません。
よって明確な宛名の領収書よりも効力はやや劣ります。
更に税務調査でもマイナスの印象を与える可能性も無きにしも非ずです。
こういった理由で経費として申請した際に、領収書として受理されないケースの場合は、領収書の再発行という手間が発生します。
これを防止する為、初めから「上様」は書かないと決めているところもあります。
領収書の保管義務について
領収書を紛失してしまった場合のリスクでも書いていますが、領収書は税法上で定められている保管義務があり、最長で10年間保存する必要があります。
経費申告するために必要な根拠書類となるため、破棄や紛失により税務調査で提出に応じることができなければ、その年の必要経費として認められない上に、必要経費が認められないと追徴課税される可能性もあります。
特に感熱紙のタイプの領収書は保存していても経年劣化により、判読不能になってしまう可能性があるため、コピーを取った上で保管することを推奨します！
以上、少しでも参考になれば幸いです！
それでは～☆
