脱Excel！エンタメショップのスケジュール管理を自動化したDX事例

こんにちは！広報の林です。

今回は、とあるエンタメ企業様からのご依頼で開発したイベントスケジュール管理システムの事例をご紹介します。

エンタメといっても幅が広いのですが、イメージが湧きやすいように「アニメやゲームの世界観を、現実の空間での『体験』や『遊び場』へと変える、体験創出のプロデュース集団」とお伝えしておきます。

キャラクターショップ、コンセプトカフェなど多店舗展開をされている企業様
パチンコ店、ゲームセンターなどゲスト来店やイベントが頻繁な企業様

このような企業様は、店舗運営を効率化するためのヒントになるかもしれませんので、ぜひ最後までご覧いただけると嬉しいです。

なぜ一からスケジュール管理システムを開発するがあったのか？企業様の課題は？

今回ご依頼いただいた企業様からのご要望は「直営の店舗で開催されるイベントのスケジュールを作成・管理できるシステムを作って欲しい」というものでした。

というのも、全国に20店舗ほどあるショップについて、たった一人の社員さんがExcelで2～3日かけて1ヶ月分のイベントスケジュールを作成していたそうです。

スケジュール作成ノウハウが属人化しており、その方が異動などでいなくなってしまったら作成できなくなってしまうという課題がありました。

そこで、工数を減らしたい、ゆくゆくは他の方や店舗ごとにスケジュールを作成・管理できるようになれば…と、今回のご依頼に至ったという経緯です。

開発コストなどを考慮して、最初はオープンソースのスケジューラーを使って作れないかというご提案がありました。

弊社としてもスケジューラーなら巷に山ほどあるという印象でした。しかし、様々なスケジューラーを検証してみたものの、人にフォーカスしたものも、会議室予約などの場所に特化したものも、イベントの管理をしたいという企業様のニーズにはぴったりハマらず…。

そこで、汎用ツールは使わず一からシステムを作りましょうという結論に落ち着きました。

企業様の課題をどのように解決したのか

ご依頼をいただいたのは、ちょうどChatGPTやGeminiが仕事にも広く使われるようになった「AIエージェント元年」だったこともあり「AIで従業員のシフト作成」などAIによるDX関連のニュースが飛び交っていました。

そのようなニュースに着想を得て、事前に定期イベントの開催ルールを登録しておけばワンタッチでスケジュールが生成できるようなシステムを開発しました。結局、AIは一切使っていないのですが、AIによる効率化のようなことができないか考えた結果として完成した仕組みです。

例えば…

イベント名	実施する週（偶数週／奇数週）	実施する店舗
初心者向け	偶	東京・名古屋・大阪
中学生以下大会	奇	東京・横浜・名古屋・静岡・大阪・兵庫・福岡
スタッフに挑戦	奇・偶	東京・横浜

このように、あらかじめ店舗ごとに毎月必ず発生する定期イベントを登録しておけば、カレンダーに自動で組み込まれる仕組みです。こうしておけば、都度入力する手間が必要なくなるんですね。

実際の画面

以前はこれをひとつずつExcelで手入力されていたので、今回のシステム導入で大幅に効率化することができたのではと思います。

UI/UXや機能面でのこだわり、苦労した点

今回のシステムを担当したエンジニアIさんにインタビューしたところ、最も工数がかかったのは「定期イベントスケジュールの登録と検証」とのこと。バックエンドで店舗ごと、週ごと、イベントの種類ごとに細かな条件を設定していくのですが、元々先方が使用されていたExcelデータをもとに半日くらいかけて全ての条件を登録していったそうです。

その後、仮運用期間が2ヶ月くらいあったのですが、その中で「住所が同じ店舗のスケジュールは近くに表示したい」というご要望が出てきたんですね。

ショッピングモールなど大型商業施設では同じ施設内に直営店舗が複数存在する場合があり、店舗間でスタッフの応援があるため「同じ住所に存在する店舗のスケジュールを表示」を機能として追加し、店舗ごとだけでなく近隣店舗でも管理できるような仕組みにしました。

今回に限らず、実際にシステムを使ってみないとわからない部分はどうしてもあって、今回はそのような使い勝手の改良がちょこちょこあり想定よりもリリース時期が延びてしまったという事情がありました。

ここまではよくあるシステム開発の話なのですが…。

今回最も頭を抱えたのは、企業様からの「シンプルで使っていて楽しいシステムを作ってください」というご要望にどうお応えするか、という点でした。

「シンプル」はわかる。「楽しい」とは一体…？Iさんはものすごく考えたそうです。

納品後の打ち上げの席で判明したのですが、先方の担当社員さんは元々ゲーム開発に携わられていたそうで、それを聞いたうえだと合点がいくのですが、システムにもゲームループ的な面白さを求めておられたのだろうか…と思ったりします。

結局、開発中は求められている「楽しさ」はなんなのかわからないままだったので、手探りでこれはどうだろうあれはどうだろうと社員さんの思う「楽しさ」の定義を探るように進めたとのこと。

「RPGっぽく」のようなご要望だとはっきりしていてわかりやすいのですが、「楽しい」って人によって何を楽しいと感じるかも違いますからね。果たして担当社員さんの反応は…？

企業様からの反響

納品後、現在まで3ヶ月ほど経っていますが、これまでExcelで管理していた時と比較して工数は約3分の1程度になり随分と楽になったそうです。

また、以下のとおりお褒めの言葉をいただきました。

システムの反応が軽快である。
ゲームは、コントローラーの反応をとても大切にします。それとおなじような、楽しさを作ってくれたことを楽しんでます。
面倒なチェックを肩代わりしてくれるので、調整が大胆にできる。
「こうしたらどうなるんだろ？」とのひらめきを実際に試すことが臆することなくできるUIなので、楽しい。

ユーザー様の時間をむやみに搾取しない、かゆいところに手が届くシステムだと感じてもらえていたらいいなと思います。