電子契約にしたい

こんにちは！
総務の森井です。

今回は電子契約について。

お仕事する上で、契約書の締結は必ず発生しますよね。
ただ、お互いの確認が終わってからの、製本・収入印紙買いに行く・押印・郵送・保管
がとっっっても手間！手間ですよね？

収入印紙が手間

まず、印紙の買い置きをそんなにしていないので、ほぼ毎回、契約内容を見て買いに行ってるので、これが手間ですよね。

そもそも、印紙、これどうなん？と。
電子契約になった途端、不要になるんですよね？
解釈の違いで、貼る印紙の金額も変わってきたりして、なんとなく印紙の立ち位置が曖昧なところも、私が印紙を買いに行くのに手間だなぁーと感じる要因の一つかもしれません。

こんなふうに、ホッチキス留めしてから、製本テープやA4用紙をカットして、貼り付けるんですが、

この製本作業、わりと匠の技が必要ですよね。うまく貼れないときがあります。
気候や湿度が関係あるのかもしれない、などと現実逃避したくなる時があります。

押印も、一部あたりに少なくとも５箇所、印紙がある場合は６箇所押すわけですが、まだ朱肉が乾いてないまま重ねると朱肉がよれて汚くなるので、１箇所ずつに私は乾くまでポストイットを貼ります。

それを、郵送する時に、剥がし忘れない、剥がし忘れない・・・と念仏を唱えながら。

どんどん契約書が増えて、狭い棚が圧迫されつつあります。
一応、一覧表にしてまとめておりますが、実際の契約内容を見たい時は、一覧表を探して、ページめくって、契約書開いて、という作業をしなくてはならない。

現在は、約４割程度の企業が電子契約へ移行しているそうです。
半分以上はまだ従来の紙の契約書なんですね。

まず、上記に挙げたような「手間」が発生しないことです。
それに加えて、セキュリティ強化に繋がるんだそう。

印鑑は偽造できるけれど、電子契約上では電子署名を使用するため、電子署名は偽造ができないそうです。
（ちょっとこの辺りは知識がなく、言い切ってしまっていいのかわかりませんが）

電子契約するに当たり、まずは以下の内容を洗い出します

・管理している契約書の種類や部数

・発生する契約の件数

・締結している契約の内容

・契約を締結する際の意思決定プロセス

・契約書を管理している部署および契約書にタッチできる権限の付与状況

・契約書の閲覧状況

洗い出した結果をふまえて、自社にあった電子契約サービスを検討します。
電子契約サービスにより、月額費用はもちろんの事、閲覧者や決裁者の人数、オプション機能など、さまざまなので、ここはしっかりと検討したいところ！

弊社の電子契約導入は、まだもう少し先になりそうですが、今後、サービスもどんどん増えていきそうですよね。
こまめにチェックしておきたいと思います！