こんにちは、営業事務の高木です(^o^)
いつぶりにブログを書くのかと思い振り返って見てみると、2年ぶりでした！笑
(これでも)社員第一号として入社しましたが、仕事のお話はほぼなく、オフィスが完成していく様子ばかり投稿していました。笑
そこで今回は私の仕事のひとつ、証憑書類関連のお話をしたいなと思います。
まず証憑書類とは何ぞやというと、契約書や納品書など、何らかの取引があったことを証明する書類のことです。
その中でも下記書類の作成を担当しております。
・見積書
・発注書
・発注請書
・納品書
・検収書
・請求書
こういった証憑書類の作成を初めて行うため、慣れるまでは少しでも疑問に思うとネットで調べていました。
特に発注請書は初めて聞いたため、「何それ！？何の為に発行する必要があるの？」と疑問に思いながら、超絶必死に調べた記憶があります。。。
調べていくうちに証憑書類に関して、それぞれ発行することでどのような意味や目的があるのか、保存期間等の法律で必ず守らないといけないこと等、作るだけでなく理解することも必要だなとヒシヒシと感じました。
今回は見積書～請求書までそれぞれ簡単に意味や発行目的をご紹介したいと思います。
見積書
意味：商品やサービスの対価がいくらになるか、事前に知らせる
発行目的：
①発注者と受注者の双方が協議で認識していることにズレがないかどうか、書面上で確認する
②見積書を発行することで受注者の受注意思を明らかにする
③発注者が複数の受注者から見積書を集めて比較、検討する
発注書
意味：受注先が提示した見積書に対して、「発注する」という意志を表す
発行目的：見積り時、受注者と確認した内容を確定する
発注請書
意味：受注側が「引き受ける」という意思を相手に明らかに示す
発行目的：仕事を依頼した側が受注先に「そんな注文は受けていない」と言われることを避けるため、頼んであえて発行してもらうときもある(発行必須ではないため)
納品書
意味：受注側から注文があった商品やサービスの納品が完了した証明
発行目的：
①商品等を取引先に渡す際に文書として添付、内容が発注通り行われているかどうか発注側に確認してもらうため
②未然にトラブル防止を図るため、あるいは早めに間違いを発見するため
検収書
意味＆発行目的：納品された側が、商品やサービスに欠陥や不具合がないのかを確認して相手先に発行する
請求書
意味：商品やサービスを提供した際に、その対価を支払っていただくために発行する書類のこと
発行目的：発注先から受け取るべきお金を確認・管理するため
以上、簡単に見積書～請求書の意味や発行目的をご紹介しました。
作成時の注意点などまだまだありますが、とてつもなく長くなるのでここまでにします笑
それではアディオス♡
